RAB (Rencana Anggaran Biaya)

RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB)
Pendahuluan
Secara mutlak sebuah organisasi memerlukan RAB yang seimbang, dimana biaya-biaya
yang ada dapat tertutupi oleh sejumlah sumberdaya. Hal ini membatasi
ketergantungan pada satu sumber saja dan memastikan organisasi dapat tetap
beroperasi jika salah satu atau lebih sumber keuangan Anda sudah berhenti.
Untuk menjadikan RAB sebagai salah satu bagian terpenting dari usaha pengumpulan
dana Anda, dalam uraian ini kami telah menyatukan saran-saran dan informasi yang
berbeda tentang bagaimana membuat RAB untuk proposal proyek Anda. Dalam bab VI
nanti kita akan lebih jauh lagi tentang manajemen keuangan organisasi Anda.
RAB bisa jadi merupakan bagian sangat sulit dalam pembuatan proposal. Ingatlah
bahwa setiap kegiatan dan masukan harus mempunyai tempat dalam RAB Anda, dan
semakin banyak Anda membantu diri Anda semakin baik.
1. Aturan umum dalam menyusun RAB
Sebuah RAB mempunyai dua bagian: “pengeluaran” dan “pemasukan”.
Pemasukan (income)
Banyak orang yang lupa untuk menyebutkan bagian ini. Hal ini penting untuk
menunjukkan sumberdaya lain yang mana yang tersedia untuk membiayai proyek Anda.
Para donatur lebih bersedia untuk mendanai proyek yang dananya sudah sebagian
tersedia. Juga kontribusi sukarela – seperti penggunaan fasilitas komputer kantor –
dapat disebutkan dalam RAB.
Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat sebuah publikasi, Anda seharusnya juga
menyatakan pemasukan yang diharapkan dari penjualan. Mungkin jika Anda
menginvestasikan sebagian uang organisasi untuk memulai proyek atau Anda telah
tahu pasti akan menerima sebagian dari RAB dari sumber donatur lain.
Pengeluaran (expenses)
Pertama buatlah daftar pengeluaran dengan sangat mendetail untuk Anda gunakan
sendiri. Kemudian pisah-pisahkan menjadi item-item yang berbeda yang sebaik
mungkin agar jelas bagi donatur, seperti: gaji, biaya sewa, material, transportasi,
komunikasi, peralatan, pelatihan, publikasi, dll. Penghitungan yang lebih detail harus
ada jika donatur memintanya. Biasanya kita juga harus memasukkan biaya bergerak
(running cost) dalam proposal proyek.
Merencanakan sebuah RAB untuk jangka waktu pendek, menengah atau panjang
melibatkan perkiraan biaya yang organisasi Anda akan keluarkan selama periode tertentu.
Pembiayaan yang layak untuk setiap pos pengeluaran kemudian ditentukan. Tidak
hanya sumber keuangannya yang darus diidentifikasi, tipe pembiayaan perlu juga
disesuaikan dengan kegiatan dan situasi finansial organisasi Anda.
Biaya-biaya harus nyata dan disusun sepraktis mungkin. Jika Anda memasukkan
sebuah komputer dalam RAB Anda, misalnya, pertama periksa harganya untuk
menentukan kisaran harganya.
Pastikan juga untuk memasukkan biaya-biaya yang kurang jelas jumlahnya, seperti
biaya administrasi (sewa, dan tenaga staf, dll), asuransi, pengawasan RAB, pelaporan,
dan evaluasi. Semua kegiatan itu membutuhkan waktu dan uang.
Tetapi jangan menyusun RAB terlalu pas. Proyek tidak pernah berjalan persis seperti
yang direncanakan. Jadi, simpan ruangan tertentu untuk biaya tak terduga
(miscellanous costs) yang biasanya berkisar 5 – 10% dari total RAB. Ketika segalanya
menjadi berbeda dari yang diharapkan, informasikan pada donatur Anda.
Jika proyek masih cukup sesuai dengan hasil yang diharapkan, donatur biasanya tidak
keberatan jika ada sedikit perbedaan angka dalam RAB Anda, selama jumlah total uang
tidak meningkat.
Mintalah kebutuhan Anda, tidak berlebihan dan tentu saja tidak kurang. Beberapa
ORNOP/LSM cenderung untuk meminta uang yang terlalu sedikit, yang artinya mereka
tidak mampu menyelesaikan proyek atau harus meminta lagi pada saat mereka baru
setengah jalan.
Yang lainnya malah meminta terlalu banyak, karena mereka ingin menutupi biaya
umumnya seperti sewa kantor dan staf dari uang bantuan proyeknya.
Kadang-kadang sulit untuk memperkirakan berapa banyak sesuatu akan menghabiskan
biaya. Cobalah untuk seakurat mungkin dan mintalah saran dari organisasi yang
sejalan-pikiran dengan Anda. Jika Anda telah menyelesaikan proyek yang hampir sama
sebelumnya, lihatlah berapa banyak biayanya.
Dalam hal Anda memberi gaji kepada pekerja, mungkin gaji itu merupakan bagian
penting dari RAB Anda. Jadi, penting Anda memastikan berapa jam-kerja (staff time)
yang Anda perlukan untuk suatu proyek. Kerjakanlah sehemat mungkin.
Sebelum proposal beserta RAB Anda kirim kepada donatur, sebaiknya pihak ketiga
dimintai tolong agar semua perhitungan diperiksa terlebih dahulu. Biasanya kesalahan
mudah saja dapat terselip yang dapat mengakibatkan kesungguhan Anda terhadap
donatur diragukan.
Lagipula bisa timbul masalah selama proyek berjalan dan kesulitan dalam laporan. Ada
gunanya melampirkan penjelasan pada RAB. Misalnya Anda dapat mencantumkan:
"biaya overhead umum" dan menjelaskan di bawahnya apa artinya. Anda pun dapat
mengacu ke proposal. RAB jangan terlalu mendetail tetapi perincilah secukupnya.
Beberapa nasihat umum tentang RAB:
·  Perinci! Jangan meminta terlalu sedikit, dan jangan pula terlalu banyak. Terlalu
sedikit mungkin mengakibatkan tujuan Anda tidak akan tercapai karena kekurangan
dana. Atau bisa timbul kesan seakan-akan donatur Anda kurang bersungguh-sungguh.
Terlalu banyak mungkin berarti penolakan donatur sebab RAB Anda tidak realistis
sehingga menimbulkan perasaan curiga pada me reka. Mungkin juga Anda akan
dimintai donatur mengembalikan sisa dana. Sikap realistis adalah bukti kredibilitas
Anda.
·  Pastikan bahwa semua aktivitas proposal termuat dalam RAB Anda. Andaikan
sesuatu harganya "0" terangkanlah sejelas-jelasnya dalam "keterangan RAB".
·  Yang dibaca donatur pertama -tama adalah RAB. Jika dalam pandangan mereka RAB
itu terlalu berlebihan, maka mereka malahan akan segan melanjutkan membaca. Jadi
perhatikanlah bahwa ada keseimbangan di antara biaya overhead dan biaya proyek,
perhatikan bahwa item yang kurang penting (misalnya biaya perjalanan) dalam RAB
Anda tidak melebihi 50% dari RAB itu, dsb.
·  Ada baiknya bila Anda dapat memperlihatkan bahwa sebagian anggaran yang
dibutuhkan sudah berhasil Anda kumpulkan.
·  Siapa sponsor lain Anda? Dulu siapa yang membiayai Anda?
·  Biaya harus berkaitan dengan biaya sebenarnya. Misalnya harga sebuah publikasi
tidak boleh melebihi harga rata-rata buku dalam kategori yang sama.
·  Perincilah item-item secara konkret. Janganlah mencantumkan: "barang cetakan",
tetapi konkretkan menjadi perangko, barang kebutuhan kantor, barang cetakan,
dsb.
·  Banyak Ornop/LSM memohon 10% untuk "biaya lain-lain" (miscellaneous costs). Hal
ini diperbolehkan asalkan RAB Anda tidak terla lu tinggi. Tetapi jika biaya lain-lain itu
jumlahnya mendekati $ 5.000, akan terasa aneh, dan le bih baik Anda turunkan jadi
5%.
RAFAD/IRED
General secretariat
3, rue de Varembé - Case 116
1211 Geneve 20, Switzerland
Tel.: +41.22.734.17.16,
Fax: +41.22.740.00.11
E-mail: ired@worldcom.ch
Anda perlu akrab dengan kedua organisasi ini (RAFAD dan IRED). RAFAD adalah sebuah
organisasi internasional yang menyediakan pelayanan kepada Ornop/LSM dalam bidang
pengumpulan dana, management keuangan dan "tata buku kreatif".
Visi kedua organisasi itu ialah: sumbangan keuangan kepada Ornop/LSM di negaranegara
Selatan seharusnya lebih dari tunjangan uang (subsidi) semata-mata. Sedikit
produsen di Selatan mempunyai akses ke kredit bank dalam mata uang lo kal; untuk
membiayai perusahaan dan aktivitas ekonomi. Mereka berusaha membina perkembangan
mereka sendiri sehingga ketergantungan pada bantuan terhindarkan.
RAFAD bekerja untuk dan bersama asosiasi dan perserikatan, organisasi produsen desa
dan kota, agen bantuan, bank baik di Utara maupun di Selatan dan organisasi
perantara.
Tujuan RAFAD:
·  Membimbing kapitalisasi organisasi pembangunan di bidang kepimpinan, memberikan
konsultasi, pelatihan, peny uluhan, dan saran tentang pengumpulan dana.
·  Membangun mekanisme penting dan perangkat keuangan dengan tekanan khusus
pada dana yang terjamin secara lokal dan internasional.
·  Memperbaharui dan mengalihkan pengalaman antar rekan jaringan kerja dan
memberi keterangan kepada agen bantuan internasional.
Gagasan RAFAD:
Ornop/LSM penting untuk membentuk modal sendiri agar akhirnya tidak tergantung lagi
pada pembiayaan asing (external financing). Untungnya tidak ada ketergantungan
Ornop/LSM pada kriteria donatur. Untuk mewujudkan gagasan itu RAFAD mengembangkan
sistem kredit dll. Contohnya memanfaatkan kegoncangan nilai uang,
menyimpan uang di Eropa – ketimbang di negara yang nilai inflasinya tinggi – dan
mengambilnya hanya pada saat uang itu benar-benar diperlukan. Kadang-kadang
malahan lebih murah membiayai proyek terle bih dahulu melalui mikro kredit dan
melunasinya dengan uang subsidi yang sudah ditanam di tempat lain.
RAFAD menganggap bahwa kenyataan donatur menolak untuk membantu para
Ornop/LSM untuk membangun cadangan modal mereka sendiri sebagai salah satu
masalah utama antara donatur dengan kalangan Ornop/LSM. Akibatnya, Ornop/LSM
perlu mencari dana dari sumber lain dan kadang-kadang harus sangat kreatif dalam
mengelola pembukuannya untuk kepastian di masa datang. Salah satu kemungkinan
adalah Ornop/LSM memulai pendanaan paralel (parallel-fund) dengan sasaran
mendukung Ornop/LSM yang sedang kebingungan.
2. Beberapa tips umum
·  Catatlah setiap pengeluaran/pembelanjaan. Berikan semua pekerja Anda anggaran
untuk telepon, fax, fotokopi, transportasi dan tegaskan mereka untuk mencatat
seberapa banyak yang mereka belanjakan.
·  Sediakan dana cadangan untuk biaya overhead dan simpan di bank. Dana
cadangan bisa digunakan untuk meyelesaikan masalah aliran kas yang sifatnya
sementara. Untuk jangka menengah, dana cadangan dapat digunakan sebagai
penunjang pada saat krisis keuangan, ketika pemasukan yang diharapkan tidak
datang. Dana cadangan yang cukup menunjukkan bahwa keadaan keuangan
organisasi dalam keadaan stabil, yang akan menumbuhkan rasa percaya donatur,
dan dapat dijadikan investasi untuk memperoleh pemasukan tambahan dari
pembayaran bunga bank.
3. Lampiran: deskripsi penyusunan RAB
Pada kenyataannya ada dua macam RAB yang harus Anda sajikan kepada donatur:
RAB tahunan (annual budget) organisasi Anda dan RAB yang berhubungan dengan
proyek yang Anda mintakan dananya. Beberapa poin di bawah ini dimaksudkan sebagai
pedoman untuk pembuatan RAB proyek.
Pengeluaran:
1. Gaji dan upah (jelaskan dan tentukan gaji koordinator proyek, pelaksana proyek
dan staf pendukung)
2. Biaya transportasi (jelaskan jika internasional, nasional dan lokal, jika Anda ingin
melaksanakan sebuah pelatihan, tambahkan biaya transportasi para peserta)
3. Peralatan/perlengkapan (jelaskan mengapa Anda perlu membeli peralatan tersebut
untuk proyek ini; tidak disediakan komputer atau kendaraan untuk proyekl yang
kecil)
4. Biaya proyek tertentu (pelatihan, perkebunan bibit, material pendidikan, kebun
percobaan, dll)
5. Pencetakan (biaya pencetakan, fotokopi, dll)
6. Biaya komunikasi (telepon, fax, e-mail, pos, dan pengantaran)
7. Terjemahan (dari suatu bahasa ke bahasa lain; penerjemahan mungkin diperlukan
untuk publikasi atau pada pelatihan yang Anda ingin adakan)
8. Biaya sewa (sebagian dari biaya sewa tahunan kantor Anda)
9. Pajak
10. Asuransi
11. Lain-lain (jelaskan)
12. Biaya lain-lain/tak terduga (5-10%).
Pemasukan:
1. Yayasan-yayasan
2. Bantuan pemerintah
3. Pemasukan dari penjualan produk
4. Iuran anggota
5. Sumbangan perorangan
6. Lain-lain (jelaskan).
4. Penjelasan RAB
Setiap poin dalam RAB mungkin memerlukan penjelasan, terutama jika jumlah uangnya
besar. Misalnya, tetntukan berapa banyak staf yang bekerja dalam proyek, berapa jam
kerja (pekerja penuh atau paruh waktu, dll). Jelaskan kepada siapa Anda membayar
pajak, jelaskan model asuransi Anda, transportasi, biaya sewa (sewa mobil atau kantor
atau sebuah mesin khusus, dll).